Persónuverndarstefna

Persónuverndaryfirlýsing Raftákns

Almennt

Raftákn ehf., kt. 661076-0119, Glerárgötu 34, 600 Akureyri, (hér eftir „Raftákn“, „fyrirtækið“, „við“, „okkar“), er annt um friðhelgi einstaklinga og tekur persónuvernd mjög alvarlega. Fyrirtækið leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf. Í þessari tilkynningu má sjá hvaða persónuupplýsingum fyrirtækið safnar um einstaklinga vegna starfsemi sinnar og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað við geymum þær lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða lagagrundvelli Raftákn safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Um hverja safnar Raftákn persónuupplýsingum?

Í starfsemi Raftákns er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem fyrirtækið hefur undir höndum geta verið um viðskiptavini (einstaklinga), starfsmenn viðskiptavina/birgja og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

Hvaða persónuupplýsingum safnar Raftákn og hver er tilgangurinn?

Raftákn leitast í öllum kringumstæðum við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.

Þegar um er að ræða viðskiptavini (einstaklinga) vinnur fyrirtækið með grunnupplýsingar á borð við nafn, kennitölu, netfang, heimilisfang, símanúmer og upplýsingar um það verkefni sem á að vinna fyrir viðkomandi. Í tilfelli starfsmanna viðskiptavina/birgja er um að ræða nauðsynlegar tengiliðaupplýsingar á borð við nafn og netfang. Hið sama á við um aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

Tilgangurinn með framangreindri vinnslu persónuupplýsinga er að geta veitt þá þjónustu sem fyrirtækið býður upp á og viðskiptavinir óska eftir.

Á hvaða lagagrundvelli vinnur Raftákn persónuupplýsingar?

Raftákn safnar og vinnur persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:

Til að hægt sé að efna samning við viðkomandi einstakling, sbr. 2. tl. 1. mgr. 9. gr. laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
Til að uppfylla lagaskyldu, sbr. 3. tl. 1. mgr. 9. gr. laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
- Til að gæta að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins, sbr. 6. tl. 1. mgr. 9. gr. laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Hve lengi geymir Raftákn persónuupplýsingar?

Raftákn geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir fyrirtækið að hafa þær undir höndum. Bókhaldsgögn eru geymd í sjö ár í samræmi við lög um bókhald nr. 145/1994. Þegar ekki er þörf fyrir að hafa persónuupplýsingar undir höndum lengur eyðir fyrirtækið þeim með öruggum hætti.

Frá hverjum safnar Raftákn persónuupplýsingum?

Raftákn safnar persónuupplýsingum beint frá þeim einstaklingum sem um ræðir. Í sumum tilvikum safnar fyrirtækið persónuupplýsingum frá þriðja aðila, til dæmis tengiliðaupplýsingum frá vinnuveitanda viðkomandi starfsmanns.

Hvenær miðlar Raftákn persónuupplýsingum til þriðja aðila og af hverju?

Raftákn miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem ráðnir eru af fyrirtækinu til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, til dæmis þjónustuveitenda sem sjá um að geyma gögn. Í þeim tilfellum gerir fyrirtækið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum Raftákns um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt er honum skylt að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.

Raftákn miðlar einnig persónuupplýsingum til endurskoðenda sem vinna eftir lögum nr. 94/2019 um endurskoðendur og endurskoðun. Endurskoðendur eru ekki bundnir fyrirmælum Raftákns um meðferð persónuupplýsinga en rétt er þó að geta þess að þeim ber að haga meðferð þeirra í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

8. Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið

Raftákni er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Fyrirtækið gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Réttindi einstaklinga

Hafi einstaklingar veitt samþykki fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga eiga þeir rétt samkvæmt lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónupplýsinga að afturkalla samþykki sitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá njóta þeir einnig annarra réttinda, svo sem réttar til aðgangs að gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar og réttar til að flytja eigin gögn. Hafa skal í huga að réttindi einstaklinga eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.

Öryggi persónuupplýsinga

Raftákn hefur gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna. Auk þess stuðlar fyrirtækið að því að starfsmenn fái reglulega viðeigandi fræðslu og þjálfun um öryggismál.

Samskiptaupplýsingar Raftákns

Nafn: Raftákn ehf.

Heimilisfang: Glerárgata 34, 600 Akueyri.

Símanúmer: 464-6400

Netfang: raftakn@raftakn.is.

Frekari upplýsingar

Ef þú hefur frekari spurningar um hvernig Raftákn meðhöndlar þínar persónuupplýsingar, þá getur þú sent fyrirspurn á netfangið personuvernd@raftakn.is.

Réttur til að leggja fram kvörtun hjá persónuvernd

Dragir þú í efa að Raftákn meðhöndli persónuupplýsingar þínar í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hefur þú rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd (www.personuvernd.is).